Automatyzacja procesu zarządzania bazą danych dla firmy z branży marketingowej

Klient:

Branża usługowa

Zakres działań:

Automatyzacja

Osoba pracująca na laptopie, na którym wyświetlany jest ekran przesyłania danych, obok tablet, herbata, kwiaty i książki na niebieskim drewnianym stole.

Obsługa kontaktów w sektorze B2B

Firma naszego klienta specjalizuje się w usługach marketingowych dla małych i średnich przedsiębiorstw.

W sektorze B2B czas odgrywa ogromną rolę. Sprawna obsługa leadów ma duży wpływ na ostateczny wynik sprzedażowy. Jeśli konkurencja szybciej skontaktuje się z osobą potencjalnie zainteresowaną usługami, a sama oferta obu przedsiębiorstw jest podobna, z dużym prawdopodobieństwem wybór klienta padnie na tę pierwszą firmę. Automatyzacja procesu obsługi sprzedażowej pomaga poprawić organizację pracy zespołu oraz zwiększyć skuteczność obsługi.

Jaki problem musieliśmy rozwiązać?

W związku z rosnącą liczbą zapytań ofertowych, firma borykała się z problemami.

Były one związane z nieefektywnym zarządzaniem leadami - ich strona internetowa, oparta na WordPressie, generowała znaczną liczbę zapytań kontaktowych, ale proces ich przetwarzania był manualny i czasochłonny. Przed wdrożeniem automatyzacji, pracownik regularnie sprawdzał skrzynkę e-mail z zapytaniami z formularza, a następnie ręcznie kopiował dane do systemu Salesbook, przypisywał potencjalnych klientów do odpowiednich działów, tworzył zadania follow-up dla zespołu sprzedaży oraz sporządzał notatki z zapytań i dołączał je do profili klientów w CRM. Proces ten nie tylko zajmował dużo czasu, ale również był podatny na błędy i przeoczenia. Problemem był również brak automatycznego przypisywania kontaktów do odpowiednich działów marketingowych, co powodowało opóźnienia w reakcji na zapytania. Ponadto pracownik nie miał wglądu w historię wcześniejszych interakcji z kontrahentem, co wpływało negatywnie na jakość obsługi.

Nowoczesna przestrzeń biurowa z otwartym układem, wyposażona w laptopy, tablety, notatniki i kubki do kawy na biurkach. Pomieszczenie jest dobrze oświetlone naturalnym światłem z dużych okien.

Procesy wytypowane do zautomatyzowania

Na podstawie szczegółowej analizy istniejących procesów zarządzania bazą danych,

zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary, które wymagały automatyzacji, aby poprawić efektywność i dokładność obsługi zapytań.

Były to:

przesyłanie danych z formularza WordPress do Salesbook
tworzenie lub aktualizacja kontaktów w Salesbook
przypisywanie leadów do odpowiednich działów
tworzenie zadań follow-up
dodawanie notatek do profili klientów w Salesbook

Celem automatyzacji tych obszarów była poprawa płynności i efektywności procesu zarządzania leadami, co przyczyniłoby się do lepszej organizacji pracy oraz szybszej i bardziej precyzyjnej obsługi zapytań.

Jakie kroki podjęliśmy, aby usprawnić obsługę?

Do stworzenia automatyzacji wykorzystaliśmy narzędzia takie jak:

WordPress z wtyczką Contact Form 7 i rozszerzeniem Webhook, Salesbook oraz Make i Zapier.

Aktualnie proces obsługi zapytań przebiega następująco:

Schemat przepływu pracy z tekstem w języku polskim opisujący proces automatyzacji w Salesbook, obejmujący przesyłanie formularzy kontaktowych, transfer danych, tworzenie lub aktualizację kontaktów, zapisywanie zapytań i dodawanie szczegółów zapytania.

Jakie były efekty?

Skutki wprowadzenia automatyzacji dało się szybko zauważyć. Czas przetwarzania zapytań skrócił się z kilku godzin do kilku minut i wyeliminowane zostały błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki automatycznemu tworzeniu zadań poprawiła się organizacja pracy zespołu sprzedaży. Dodatkowo pełna historia interakcji z kontrahentami stała się łatwo dostępna, co umożliwiło lepszą analizę i optymalizację działań. Skrócił się również czas reakcji na zapytania ofertowe, co znacznie zwiększyło satysfakcję z obsługi.

Podsumowanie działań

Przed wdrożeniem automatyzacji, przetwarzanie zapytań z formularza kontaktowego odbywało się ręcznie, co prowadziło do opóźnień i błędów. Automatyzacja procesu zarządzania bazą danych uwolniła czas pracowników, pozwalając im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Dzięki temu wzrosła ich efektywność, co przyczyniło się do poprawy jakości obsługi i zwiększenia konwersji leadów. To case study pokazuje, jak proste rozwiązania automatyzacyjne mogą przynieść znaczące korzyści dla biznesu.

Szukasz wsparcia w działaniach marketingowych?

Dwóch kolegów współpracujących nad projektem przy użyciu laptopa w nowoczesnej przestrzeni biurowej.

Umów się na darmową konsultacje

Chcesz, żeby Twoja firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna?

Wprowadzenie automatyzacji do procesów biznesowych oferuje szereg kluczowych korzyści.

Po pierwsze, znacznie zwiększa efektywność operacyjną poprzez redukcję czasu potrzebnego na rutynowe zadania, co pozwala pracownikom skoncentrować się na istotniejszych działaniach. Automatyzacja eliminuje także błędy ludzkie, poprawiając jakość danych i spójność procesów. Dzięki lepszej organizacji i szybszemu przetwarzaniu informacji, możesz szybciej reagować na potrzeby i zapytania klientów i tym samym zyskać przewagę w wyścigu po nowego kontrahenta.

Co więcej, automatyzacja umożliwia dokładniejszą analizę i monitorowanie wyników, co wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

W efekcie, wdrożenie automatyzacji nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale również przyczynia się do długoterminowego wzrostu i konkurencyjności firmy. Jeśli czujesz, że procesy automatyzacji mogłyby przynieść korzyści również Twojemu biznesowi, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać, jesteśmy tu, by Ci w tym pomóc! Umów się na rozmowę, a wspólnie zastanowimy się, jak możemy usprawnić pracę w Twojej firmie!